Politik om beskyttelse af persondata

Persondata hos PhotoCare Viborg APS
Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. 

1. Hvor kommer oplysningerne fra?
Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder bestillingssedlen/bestiller online.
Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail.
Derudover skal PhotoCare Viborg APS  bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som PhotoCare Viborg APS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare Viborg APS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen ( Navn + Klasse ). Ønsker man ikke at skolen udlevere disse oplysninger, meldes dette til skolen inden fotografering.

2. Med hvilket formål behandles oplysningerne? 
Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).
PhotoCare Viborg APS formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.

3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Viborg APS til at udføre fotograferingen.

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?
Almindelige persondata
– herunder: Elevens navn, klassetrin, adresse samt evt. e-mail og telefonnummer.
PhotoCare Viborg APS hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?
Det fremgår af vores udleverede bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på vores hjemmeside: viborg.skolephotocare.dk under menuen persondata loven

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller PhotoCare Viborg APS til at udføre fotograferingen.
Skoler:
Ja, PhotoCare Viborg APS skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som PhotoCare Viborg APS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager PhotoCare Viborg APS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen ( Navn + Klasse ). Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Viborg APS personoplysningerne hertil.

Institutioner:
Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger PhotoCare Viborg APS personoplysningerne hertil.

7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?
Skoler/daginstituioner og dagplejere
Barnets/elevens fornavn samt klassetrin forbliver i systemet grundet info til skolens arkiv. Dette slettes ved udgangen af næstfølgende kalenderår.
b.) Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger og fotofiler af eleven/barnet ved udløbet af det 5. år.

8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?
Det er PhotoCare Viborg APS´s vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel op til 5 år efter fotografering.

9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte? 
Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger  telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan få ajourført oplysninger ved henvendelse. 

10. Hvem har adgang til oplysningerne?
PhotoCare Viborg APS´s administrative medarbejdere. Fotografen har kun adgang til navn+klassetrin under fotograferingen.
Skoler og daginstitutioner vil ved endt fotografering, få udleveret portrætterne til intern brug til deres kartotekssystem.

11. Hvor lagres personoplysningerne?
I virksomheden; internt på PhotoCare Viborg APS´s drev og beskyttede servere.

12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?
Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt PhotoCare Viborg APS pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Retten til at korrigere data: Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Retten til at slette data: Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som PhotoCare Viborg APS benytter, undtagen i følgende situationer:
* Hvis du har en bestilling ved PhotoCare Viborg APS
* Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved PhotoCare Viborg APS
* Hvis du har et økonomisk mellemværende med PhotoCare Viborg APS, uanset betalingsmåde
* Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne
Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).
Hvordan kan du udøve dine rettigheder? Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores medarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på viborg@photocare.dk

Retten til at klage til en tilsynsmyndighed: Hvis du mener, at PhotoCare Viborg APS behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte PhotoCare Viborg APS på viborg@photocare.dk
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

13. Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)
Alle kundedata opbevares på intern server.
Alle billeder i PhotoCare Viborg APS bliver behandlet internt.
Billederne har anonymiserede forløbne fil navne under hele processen.
PhotoCare Viborg APS hoster deres hjemmeside samt onlinebutik i Danmark hos underdatabehandlere. 

14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?
Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem PhotoCare Viborg APS og underdatabehandlere.

15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?
Nej